Для быстрого обмена сообщениями с коллегами вы можете использовать вместо электронной почты свой собственный мессенджер — сервис по обмену коротких сообщений. Можно использовать публичный сервис обмена короткими сообщениями, такие как Skype, WhatsApp, Viber, ICQ, а можно использовать свой собственный — закрытый сервис. Его принципиальное отличие заключается в том, что учетные записи создает только администратор. Это означает, что возможность «угона аккаунта», а как следствие доступ к переписке, исключена. Как быстро сделать свой собственный Jabber мессенджер.
Где взять Jabber сервер?
Можно использовать ПО Ignite Realtime: Openfire Server — мощный Jabber сервер, версии которого разработаны для платформ MS Windows, Linux и даже Mac OS. При установке Ignite Realtime: Openfire Server просит использовать базу данных. Можно использовать встроенную, а можно подключить к внешней MySQL, PostgreSQL, Firebird и т.п. Вся настройка осуществляется через веб-интерфейс. Существует возможность синхронизации учетных записей с Active Directory (LDAP).


Ignite Realtime: Openfire Server нужно разворачивать на физическом или виртуальном сервере, который подключен к сети интернет и имеет выделенный IP адрес. Можно использовать сервер, который находится внутри корпоративной локальной сети, однако мессенджеры смогут подключаться к нему только с компьютеров (и иных устройств), которые находятся внутри этой сети.
Можно взять серверные мощности в аренду. Обычный виртуальный хостинг для развертывания собственного IM-сервера (Jabber) не подойдет. Нужно как минимум VDS. Стоимость VDS сервера в начинается от 565 рублей в месяц.

Если вы не сильно разбираетесь в администрировании серверов и развертывании сервисов, то есть способ лучше.
Встроенный Jabber сервер на виртуальном хостинге
Хостинг провайдер TimeWeb на своем виртуальном хостинге предлагает использовать собственный Jabber сервер.

Создавать Jabber аккаунты просто.

Количество IM-клиентов для Jabber сервера огромное. Есть клиенты для мобильных приложений, огромное количество клиентов для стационарных компьютеров, есть даже Web-клиенты.
Для ПК я использую бесплатный IM-клиент Psi. Этот клиент имеет версии на русском языке. Есть версии для MS Windows, Linux и MacOS.
С большим списком всех Jabber клиентов можно ознакомиться на сайте Jabber World.